Job Description

Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi bergantung kepada prinsip “Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar“. Prinsip tersebut hampir sama dengan “The Right Man in The Right Place” 🙂

Hakekat Job Description

• Tujuan Organisasi diterjemahkan dalam bentuk struktur organisasi yang menghimpun dan mengelolah hubungan antara jabatan-jabatan
  • Jabatan merupakan ‘batu bata’ dari struktur organisasi jabatan unit dasar dari bangunan organisasi
• Jabatan berisi rangkaian pekerjaan, dimana individu sebagai pekerja dan organisasi sebagai atasan
• Jabatan mempunyai 2 sisi yakni :
  • Internal; berkaitan dengan tugas, kegiatan, kewajiban, kesulitan yang ada dalam pekerjaan tersebut.
  • Eksternal; berkaitan bagaimana suatu jabatan berkontribusi bagi organisasi

Analisa jabatan dan Uraian Jabatan

• Uraian jabatan (job description) pada prinsipnya merupakan produk utama dari studi analisa jabatan.
• Analisa jabatan adalah suatu proses pemahaman yang mendalam tentang isi dan karakteristik suatu jabatan.

Job Description dan Job Specification

• Persyaratan jabatan merupakan hasil sampingan dari studi analisa jabatan dan terpisah dari uraian jabatan sebagai produk utama analisa jabatan
• Isi dari uraian jabatan merupakan informasi tentang suatu jabatan yang membedakannya dengan jabatan lainnya. Ciri khas uraian jabatan adalah menggambarkan apa, mengapa, bagiamana, dan kapan/dimana jabatan tersebut ditempatkan dan dilaksanakan.
• Sedangkan Job Specification merupakan persyaratan utama dari seseorang pemangku jabatan   (job holder) untuk menduduki jabatan tersebut. Sedangkan isi dari persyaratan jabatan biasanya terdiri dari Pendidikan Formal, Pengalaman Kerja, Pelatihan, Persyaratan Fisik, Persyaratan Psikologis, dan kemampuan khusus.

Nilai Strategis Job Descripstion Terhadap Aktivitas lain

Recruitment	Untuk memahami secara benar apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai untuk memegang jabatan tersebut
Pelatihan	Untuk menentukan jenis pelatihan apa yang membantu pemegang jabatannya agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Asssement	Untuk mengukur prestasi dan kompetensi kerja pekerja saat ini
Perencanaan Karir	Untuk menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan saat ini mempunyai arah yang jelas (minat dan kompetensinya) dalam meniti karir dimasa mendatang
Perencanaan Organisasi	Untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini dalam menghadapi tantangan  dan tuntutan organisasi yang baik dari segi internal maupun eksternal
Evaluasi Jabatan	Untuk menilai/memberi bobot suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan lainnya
Performance Appraisal	Untuk menjadi pedoman bagi atasan menilai kinerja bawahannya

 

Sumber : http://indosdm.com/penyusunan-job-description-pengantar

ANALISA PEKERJAAN DAN DESAIN PEKERJAAN

Analisa Jabatan (Job Analysis)

Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yang ada di perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para anggotanya.

Jabatan sering disebut juga sebagai pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi merupakan sekumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan. Jabatan menjadi hal yang penting karena hal itu menunjukkan kompetensi yang harus dimiliki, dan menjadi alat untuk mencapai tujuan organisasi, dan menjadi obyek penting yang harus diperhatikan.

Analisa jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang ada. Tujuan analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi analisa jabatan (job description, job specification, job performance standard), untuk tujuan-tujuan khusus misalnya, untuk evaluasi kompensasi, perancangan ulang pekerjaan, dan lain-lain. Informasi analisis jabatan diantaranya :

• Job Description : pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek yang lainnya.
• Job Specification : persyaratan atau karakteristik orang yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan ciri fisik dan mental).
• Job Performance Standard : Bagaimana kinerja diukur (target yang harus dicapai, sikap, dan perilaku kerja).

Ketiga dokumen ini menjadi elemen utama dari human resource information system.

Aktivitas MSDM berdasarkan aktivitasnya pada informasi analisa jabatan :

• Merekrut pegawai yang potensial
• Mencocokka pelamar dengan jabatan yang kosong
• Menentukan kegiatan pelatihan
• Melakukan penilaian kinerja
• Penentuan kompensasi
• Perencanaan kebutuhan SDM masa depan
• Menentukan standar kerja yang realistik
• Penempatan yang tepat
• Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang
• Bimbingan dan pengawasan
• Menghindari persyaratan yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi
• Mengungkapkan elemen-elemen yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas kehidupan kerja
• Perancangan jabatan

Langkah-langkah analisa jabatan :

• Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisa
  • Jabatan apa?
  • Identifikasi dapat melalui struktur organisasi, daftar gaji
  • Berapa orang pemegangnya?
  • Dalam perusahaan jumlah jabatan mungkin sangat banyak

• Menentukan jenis informasi yang akan dianalisa
  • Identiatas jabatan; Identitas jabatan/pekerjaan dalam struktur organisasi yang berlaku sekarang. Jabatan dibawah jabatan apa dan membawahi jabatan apa.
  • Tujuan utama dari pekerjaan; Apa tujuan utama atau hasil yang ingin dicapai atau tanggung jawab utama dari pekerjaan.
  • Rincian tugas (apa, bagaimana, dan hasilnya apa); Tugas-tugas penting atau tugas-tugas yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan dan apa hasil kerjanya.
  • Sumber daya yang dibutuhkan; Sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik misalnya komputer, atau peralatan tertentu.
  • Alur input output
  • Lingkup keputusan; Pada aspek apa pemegang jabatan diberi wewenang untuk mengambil keputusan.
  • Kompeleksitas pekerjaan
  • Hubungan-hubungan dalam pekerjaan
  • Persyaratan pekerjaan; Persyaratan seperti pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sifat kepribadian, dan fisik yang harus dimiliki pemegang jabatan agar tugas-tugas dalam jabatan itu dapat dilakukan dengan baik.
  • Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan; Didalam ruangan atau diluar ruangan, melakukan perjalanan keluar kota atau tidak, serta apakah berisiko atau tidak.
• Menentukan teknik pengumpulan informasi
  • Kuessioner
  • Observasi
  • Interview
  • Panel of expert
  • Employee logs
• Mengumpulkan dan menganalisa informasi; Sumber informasi analisis jabatan :
  • Pemegang jabatan
  • Mantan pemegang jabatan
  • Ahli/Expert

Analisa jabatan dilakukan secara berkala dalam kurun waktu tertentu, misalnya 5 tahun sekali atau pada waktu pendirian perusahaan.

 

Desain Pekerjaan (Job Design)

Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.

Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan.

Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang terdiri dari :

• Autonomy (Responsibility for work)
• Task Variety (use of different skill and ability)
• Task Identity (doing the whole piece of work)
• Task Siginificance (meaning of work to other)
• Feed Back (information on performance)

Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, dan ketersediaan pegawai.

Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.

Teknik dalam mendesain ulang pekerjaan :

• Job Enlargement (meningkatkan cakupan pekerjaan. Sama dengan meningkatkan job variety, job identity, dan job significance)
• Job Encrichment (Meningkatkan otonomi. sama dengan meningkatkan job significance)
• Job Rotation (Meningkatkan job variety, dan job significance)

 

Sumber : http://prezi.com/d0o69ytg-5dk/analisa-pekerjaan-dan-desain-pekerjaan/